Europa do Séc XXI: Um Secretariado mais exigente

Pedem-me um breve depoimento sobre o Secretariado dos Deputados europeus.  É mais fácil escudar-me na comparação com os Deputados nacionais.  Fui Deputado à Assembleia da República 20 anos (fui eleito a primeira vez com 19 anos) e os serviços de apoio eram muito hierarquizados com funções muito diferenciadas.  O Chefe de Gabinete chefiava uma equipa de assessores e de secretárias/os.

Em Bruxelas, o apoio não comporta Assessores e Secretárias/os: Todos os colaboradores são Assistentes.  Podem corresponder a níveis salariais diferentes e a perfis funcionais distintos mas seguramente que não se encaixam nas funções de secretariado clássicas do século passado:  agenda, dactilografia, atendimento telefónico, expediente e arquivo.  O perfil funcional do apoio que procuramos na nossa sociedade moderna reclama uma transversalidade de competências.

Nos dias que correm a agenda é integrada: “Chefe” e colaboradores consultam e alteram a Agenda online.  Muitos “chefes” digitam textos e corrigem documentos online dispensando a antiga dactilografia.  Parte crescente do expediente é digital e não chega a ser impresso em papel.

Em Bruxelas, de uma forma geral, a maior parte dos Deputados procura assistentes de largo espectro que façam assessoria politica/técnica/de comunicação e garantam apoio administrativo.  Já ninguém deseja uma Secretária passiva sentada na cadeira à espera que o telefone toque ou que o “Chefe” precise de ditar um texto para ser estenografado.  O que se procura é de gente com iniciativa, pró-activo, que antecipe problemas e proponha e desenvolva soluções mais eficazes.

Há requisitos gerais essenciais a qualquer trabalho em equipa numa estrutura internacional:

-       domínio de mais do que uma língua estrangeira

-       sociabilidade e simpatia (trabalho em equipa)

-       capacidade de aprender e evoluir

-       iniciativa e empenho

-       dedicação e lealdade

Qualquer Assistente, para alem das funções clássicas de secretariado, deve ter competências para:

-       Fazer pesquisa e análise de documentos

-       Organizar dossiers

-       Propor soluções e perspectivas de abordagem dos problemas e soluções

-       Dominar ferramentas informáticas como processador de texto, cálculo (sobretudo para gráficos e tendências), criação e gestão de Bases de Dados e de apresentação e apoio a Conferências.

-       Alimentar sites e blogues e dominar ferramentas de trabalho na NET

-       Organizar eventos

-       Assegurar relações públicas

Este Secretariado mais exigente que a vida das instituições do séc XXI reclama, pressupõe como é óbvio uma formação superior.  As exigências do “secretariado” estão hoje a anos-luz do que era costume ainda há poucas décadas.  As competências intelectuais, sociais e emocionais devem estar associadas a uma formação multidisciplinar de grande qualidade.